POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

INTRODUCCIÓN

HERRAMIENTA GERENCIAL Y GESTION EMPRESARIAL S.A.S., con NIT 900732470 – 4, en adelante, HERRAMIENTA GERENCIAL Y TODAS SUS EMPRESAS GESTIONADAS, con la convicción de garantizar los derechos constitucionales y  garantizar la normatividad interna y externa aplicable, diseña e implementa este documento con la finalidad de registrar los parámetros internos y de cumplimiento sobre el derecho de protección de datos personales, derecho de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas.

ALCANCE 

Abarca el 100% de las bases de datos físicas o digitales, que almacenen datos personales de carácter, público, semi privado o sensibles y es de obligatorio cumplimiento para nuestros colaboradores y proveedores. Al igual que debe ser comunicado a todas nuestras contrapartes. 

Inf. aplicable tomada de la SIC Superintendencia de Industria y Comercio

CATEGORÍAS DE DATOS PERSONALES

DATOS PÚBLICOS: Sera el principal suministro para realizar las actividades de registro, almacenamiento y tratamiento Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva

DATOS SEMIPRIVADO: Es aquella información que no es de naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como es el caso de los datos financieros, crediticios o actividades comerciales.

DATOS SENSIBLE: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos,

organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido

político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como

los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

En HERRAMIENTA GERENCIAL Y TODAS SUS EMPRESAS GESTIONADAS, por nuestra actividad económica y con base a la anterior categorización de datos personales, diseñamos formatos y ejecutamos procedimientos mayormente y en la medida de lo posible, evitando datos SENSIBLES.

Y, con base a la Constitución política de Colombia, a los derechos internacionales sobre los niños, niñas y adolescentes, especialmente lo enmarcado en el artículo 44. El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos:

-Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

-Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes

otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que

será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

MARCO REGULATORIO

Constitución Política de Colombia

LEY 1581 de 2015

Decretos 1377 de 2013

Decretos 886 de 2014

Decreto único 1074 de 2015

LEY 527 DE 1999

FINALIDAD DE LA RECOLECCIÓN DE LOS DATOS

HERRAMIENTA GERENCIAL Y TODAS SUS EMPRESAS GESTIONADAS emplea la información personal generada y solicitada conforme a la Ley 1581 de 2012 con los siguientes propósitos:

• Cumplir con regulaciones legales que afectan al titular.
• Establecer, mantener y fortalecer la relación contractual.
• Actualizar la información relevante.
• Gestionar el riesgo (conforme a los marcos de LA/FT/FPDM, PTEE, SARO, u otros).
• Brindar productos y servicios.
• Comprender las necesidades.
• Registrar las operaciones realizadas.
• Llevar a cabo actividades de mercadeo, investigaciones comerciales o estadísticas.
• Enviar mensajes que contengan información comercial, de mercadeo, personal, institucional, sobre productos o servicios, u otros, mediante canales como teléfono móvil y/o celular, correo electrónico, web, correo físico u otros medios.
• Permitir su consulta, intercambio o circulación por parte de HERRAMIENTA GERENCIAL Y TODAS SUS EMPRESAS GESTIONADAS, con entidades del sector real o financiero, entidades de inspección y vigilancia como las Superintendencias y/o con cualquier operador de información y/o banco de datos nacional o extranjero.
• Realizar evaluaciones de calidad y rendimiento.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

Los Titulares de la información personal poseen los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y corregir sus datos personales.
• Solicitar evidencia de la autorización concedida a HERRAMIENTA GERENCIAL Y TODAS SUS EMPRESAS GESTIONADAS, excepto cuando expresamente se excluya como requisito para el tratamiento, según lo establecido en el artículo 10 de la ley 1581.
• Ser informados por parte de HERRAMIENTA GERENCIAL Y TODAS SUS EMPRESAS GESTIONADASsobre el tratamiento de sus datos personales, previa solicitud, y conocer el uso que se les da.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por violaciones a lo estipulado en la ley 1581 y otras normativas que la modifiquen, complementen o adicionen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la eliminación del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocación y/o eliminación será procedente cuando la Superintendencia de Industria y Comercio determine que HERRAMIENTA GERENCIAL Y TODAS SUS EMPRESAS GESTIONADAS ha incurrido en prácticas contrarias a esta ley y a la Constitución.

AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

Con respecto al Manejo de los datos personales, se buscará obtener la autorización previa e informada del titular, la cual puede obtenerse por escrito, de manera oral o a través de acciones inequívocas que permitan concluir razonablemente que se ha concedido la autorización. Esta autorización, obtenida de cualquier manera, será documentada y podrá ser consultada en el futuro.

La autorización del titular no será requerida en los siguientes casos:

• Información solicitada por una entidad pública o administrativa en el ejercicio de sus funciones legales o por mandato judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Situaciones de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley con fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos vinculados al Registro Civil de las personas.

DEBERES DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

HERRAMIENTA GERENCIAL Y TODAS SUS EMPRESAS GESTIONADAS, en su calidad de responsable del Tratamiento debe cumplir las siguientes obligaciones, sin menoscabo de las demás disposiciones contempladas en la ley y otras normativas que regulen su actividad:

• Asegurar al titular, en todo momento, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
• Notificar adecuadamente al titular acerca de la finalidad de la recolección y los derechos que le corresponden en virtud de la autorización concedida.
• Preservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para evitar su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Asegurar que la información sujeta al tratamiento sea veraz, completa, precisa, actualizada, verificable y comprensible.
• Actualizar la información.
• Corregir la información cuando sea inexacta.
• Atender las consultas y reclamaciones presentadas por los titulares de acuerdo con lo estipulado en la ley.
• Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso otorgado a sus datos.
• Notificar a la autoridad de protección de datos en caso de violaciones a los códigos de seguridad y riesgos en la administración de la información de los titulares.
• Cumplir con las instrucciones y requerimientos emitidos por la Superintendencia de Industria y Comercio y la Superintendencia de Sociedades.

PROCEDIMIENTOS

Recolección: La información será recolectada por medio físico y por medio del sistema digital, 

1. Debe quedar soporte de la autorización, con base a la LEY 527 DE 1999, que en todo caso debe estar soportada en el formato y/o en el canal de comunicación – correo electrónico, mensaje de texto, mensaje de voz, fax, etc.
2. Solo el responsable tendrá acceso al 100% de la información, esto definido, en un delegado.
3. Cada contraparte tendrá delegado un contacto, quien garantizará el control de acceso y de seguridad en la información.

PRQ – Peticiones, Reclamos, Quejas: El procedimiento está en cabeza del director Administrativo, a quien se deben escalar todas las solicitudes y quien las redistribuirá con base al responsable, esto con la finalidad de tener control sobre la trazabilidad, la respuesta y los tiempos de respuesta, con base a la ley 1755 de 2015.CANALES DE COMUNICACIÓN: Todo ciudadano que se quiera comunicar con HERRAMIENTA GERENCIA S.A.S., para actualizar, eliminar o corregir o garantizar sus derechos sobre la información personal, debe usar el canal de comunicación gustavo.herrera@herramientagerencial.com